A157 | La cena che per poco non abbiamo fatto: appunti sul nostro incontro annuale e sul suo significato

Due anni fa abbiamo quasi annullato la cena annuale. La tempistica era complicata: un grosso ordine di esportazione era arrivato in ritardo, la produzione era in ritardo e la settimana che avevamo riservato per l'evento coincideva con la settimana in cui l'ordine doveva essere spedito. Il team dirigenziale ne ha discusso per quasi un pomeriggio prima di decidere di mantenere la data e di riorganizzare il programma di produzione. Non è stata una decisione facile e ha comportato dei costi non indifferenti. Ma, ripensandoci, è stata quella giusta, e i motivi ci dicono qualcosa su ciò che questo evento è diventato nel corso dell'ultimo decennio.

Alla Smith Ribbon & Bow organizziamo una cena annuale da quando l'attuale team dirigenziale ne ha memoria. Il format è cambiato nel corso degli anni: inizialmente era un semplice pasto nella mensa aziendale con quello che rimaneva del budget per il catering, e da allora si è trasformato in un vero e proprio evento con posti a sedere in un ristorante locale per tutti i dipendenti e le loro famiglie, con un programma che include un riconoscimento del lavoro svolto durante l'anno e un intrattenimento offerto dal personale stesso. Il budget è cresciuto con l'azienda, ma il carattere dell'evento è rimasto immutato.

Cosa non è la cena

Vogliamo chiarire cosa NON cerchiamo di fare con l'incontro annuale, perché la distinzione è importante. Non si tratta di un'attività di team building in senso programmatico: non ci avvaliamo di facilitatori né proponiamo attività strutturate progettate per produrre risultati predeterminati nelle dinamiche di gruppo. Non è uno strumento di valutazione delle prestazioni né un forum per annunci aziendali. Non lo utilizziamo come opportunità per comunicare la direzione strategica o definire gli obiettivi per l'anno a venire. Queste questioni hanno i loro contesti appropriati.

La cena è esattamente ciò che promette di essere: un pasto, in compagnia, al termine di un anno di lavoro condiviso. L'atmosfera è informale. Il riconoscimento è sincero – celebriamo i traguardi raggiunti, inclusi gli anni di servizio e i contributi individuali significativi durante l'anno – ma è breve e proporzionato. Il resto del tempo è libero da impegni. Si mangia, si chiacchiera, si beve il tè, si presentano i figli ai colleghi di cui si sente parlare da anni. Il programma di intrattenimento, che ruota tra i vari dipartimenti, è invariabilmente un po' caotico e assolutamente spontaneo: una canzone, uno sketch comico, un'esibizione di gruppo che ha richiesto più prove di quanto chiunque abbia ammesso. Sono queste le cose che contano.

Cosa è successo nell'anno in cui abbiamo quasi cancellato

L'anno in cui abbiamo quasi annullato l'evento, la cena si è svolta come previsto. L'ordine di esportazione è stato spedito con due giorni di ritardo rispetto alla data inizialmente programmata, non a causa della cena, ma per un problema separato nel reparto di finitura che lo avrebbe comunque ritardato. Lo menzioniamo non per giustificare la decisione a posteriori, ma perché illustra un aspetto di come tendono a funzionare queste situazioni: il costo di produzione per mantenere un impegno sociale è solitamente inferiore a quanto appaia sul momento, e il costo dell'annullamento è più difficile da prevedere, ma reale.

Nelle settimane successive a quella cena, accaddero due cose che abbiamo attribuito, almeno in parte, al fatto di aver mantenuto l'evento. In primo luogo, il reparto di finitura – che era stato sottoposto a una pressione considerevole durante il periodo degli ordini dell'ultimo minuto e aveva assorbito il cambio di programma con notevole disinvoltura – mostrò un coinvolgimento notevolmente maggiore nelle settimane successive all'incontro rispetto al mese precedente. In secondo luogo, tre membri del team di produzione che erano indecisi sul rinnovo dei loro contratti per l'anno successivo confermarono che sarebbero rimasti. Non possiamo dimostrare un nesso di causalità. Ma la tempistica non è stata casuale.

Il segmento del riconoscimento

Nel corso degli anni abbiamo affinato il sistema di riconoscimento, rendendolo meno formale e più specifico. Le prime versioni prevedevano certificati generici per categorie che sembravano alquanto arbitrarie. L'approccio attuale prevede un numero limitato di riconoscimenti all'anno, in genere da quattro a sei, per meriti realmente eccezionali: un team di produzione che ha risolto un problema di qualità ricorrente che aveva frustrato tutti per diciotto mesi, un operatore che ha individuato un problema in un lotto prima che raggiungesse il cliente, evitando un reso significativo, un supervisore che ha gestito un periodo particolarmente difficile con una calma fuori dal comune.

I riconoscimenti vengono proposti dal team di gestione in base a quanto osservato durante l'anno, ma in genere gli operai sanno già in anticipo chi saranno i destinatari, non per via di fughe di notizie, ma perché i meriti riconosciuti erano evidenti a tutti coloro che lavorano in fabbrica. È una scelta voluta. Un riconoscimento che sorprende tutti è un riconoscimento di qualcosa a cui nessuno ha assistito. Un riconoscimento che sorprende solo il destinatario, perché non si era reso conto di essere stato notato, è tutt'altra cosa.

Che cosa è arrivato a significare

La cena annuale ha assunto nel tempo un significato che non avevamo previsto e che non riusciamo a descrivere appieno. I dipendenti che hanno lasciato l'azienda anni fa a volte chiedono, tramite ex colleghi, se la cena si terrà ancora. I nuovi assunti ne parlano nei primi mesi di lavoro: ne hanno sentito parlare da chi li ha assunti o da colleghi con più anzianità. C'è l'aspettativa che si tenga, e quando si tiene, la serata assume un'atmosfera diversa rispetto alle altre occasioni sociali che organizziamo durante l'anno.

Pensiamo che ciò sia dovuto al fatto che si tratta di un evento annuale e affidabile. Una cena che si tiene ogni anno, con regolarità, a prescindere da quanto sia stato difficile l'anno, comunica qualcosa di specifico: che il rapporto tra l'azienda e le persone che vi lavorano non dipende da un anno positivo. L'anno in cui abbiamo quasi annullato l'evento, ma non l'abbiamo fatto, ha ora un peso maggiore rispetto al momento in cui l'abbiamo presa. Intendiamo continuare a organizzarla allo stesso modo, finché ci sarà possibile.