Неделя, когда мы открыли свою фабрику для аудитора — что мы узнали о самих себе.

Электронное письмо с подтверждением даты аудита пришло в понедельник. К вечеру вторника подготовка уже началась — не та, которая предполагает сокрытие вещей или уборку обычно захламленных поверхностей, а та, которая включает в себя изучение собственной документации и честный вопрос: соответствует ли то, что вы говорите, тому, что вы делаете на самом деле?

Мы уже проходили процедуры сертификации раньше. Но этот конкретный аудит — тот, который требовался для продления нашего сертификата GRS — ощущался иначе. Отчасти потому, что вопросы с годами стали более подробными. Отчасти потому, что мы тоже выросли, и наши методы работы накопили сложность, которую мы не до конца осознавали сами, не говоря уже о внешнем эксперте. Неделя подготовки оказалась столь же ценной, как и сам аудит.

На что именно обращает внимание аудитор

У нас было общее представление о том, чего ожидать: аудитор захочет увидеть наши сертификационные документы, убедиться, что наша сертифицированная пряжа поступает из сертифицированного источника, и подтвердить, что мы разделяем сертифицированные и несертифицированные производственные потоки. Однако мы недооценили уровень операционной специфики.

Аудитор пришла с контрольным списком, но на самом деле ей нужны были не ответы из списка, а доказательства, подтверждающие каждый ответ. Не «разделяете ли вы сертифицированные и несертифицированные материалы?», а «покажите мне вашу процедуру приемки товаров и физическое расположение ваших складов пряжи». Не «выдаете ли вы сертификаты транзакций?», а «расскажите мне о последних пяти выданных вами сертификатах транзакций — как вы проверяли количество поступающих сертифицированных товаров, на основе которых они были выданы?»

Это вопросы, требующие не только документации, но и людей, которые понимают эту документацию и могут точно её объяснить в ходе проверки. У нас было и то, и другое, но процесс подтверждения наличия обеих документов, а также того, что человек, отвечающий за приём пряжи, может дать такое же описание процесса, как и человек, отвечающий за выдачу сертификатов соответствия, — это то, что мы раньше целенаправленно не проверяли. Аудит проверил это. Мы прошли проверку. Но мы также точно определили, где наша внутренняя коммуникация нуждается в большей продуманности.

Момент, который навсегда остался в нашей памяти.

В середине второго дня аудитор попросила показать ей фактическое место хранения пряжи. Она хотела убедиться не только в том, что в складских документах указано разделение, но и в том, что фактическое физическое расположение соответствует документам — что в контейнерах с маркировкой «сертифицированная пряжа rPET» находится то, что указано на этикетках, и что контейнеры с маркировкой «стандартный полиэстер» действительно разделены, и смешивание во время обычных операций комплектации исключено.

Мы провели ее по территории. Разделение было правильным. Этикетки совпадали. Процесс комплектации был таким, как мы описали. Но, стоя там, в складском помещении, пока аудитор проверял каждый контейнер по инвентарным записям, один из членов нашей производственной команды — мужчина, проработавший на заводе более десяти лет — повернулся к заведующему складом и тихо, тоном, в котором не было ни гордости, ни самовосхваления, а просто констатации факта, сказал: «Мы действительно делаем то, что говорим».

Странно обнаруживать или подтверждать что-то о себе. Большая часть проверки сертификации сводится к подтверждению того, что вы уже знали о своей собственной практике. Но есть нечто особенное, когда внешний эксперт — человек, которого интересует только точность результатов — осматривает ваше учреждение и подтверждает, что задокументированные вами методы работы соответствуют действительности. В этот момент важен не сам сертификат, а подтверждение.

Что мы изменили впоследствии

Аудит прошёл без существенных замечаний. Сертификат на проведение аудита был обновлён. Однако в ходе подготовительной недели и самого процесса аудита выявилось несколько моментов, которые мы решили исправить не потому, что этого требовал аудитор, а потому, что видели, что улучшения того стоят.

Во-первых, это коммуникация между членом команды, принимающим поступающую пряжу, и членом команды, управляющим записями о сертификатах транзакций. Ранее эти процессы были в значительной степени разрозненными, а сверка происходила периодически. Мы перенесли сверку в точку получения — небольшое изменение, которое делает связь между поступающим сертифицированным материалом и нашей документацией по нему более оперативной и надежной.

Второй важный момент заключался в том, как мы инструктируем новых сотрудников производства о важности процедур разделения материалов. Сами процедуры всегда были понятны. Но причина, по которой они применяются — почему важно не смешивать сертифицированные и несертифицированные материалы, что это означает для выдаваемых нами сертификатов сделок, что это означает для претензий, которые наши покупатели могут предъявить к ленте в своей упаковке, — не объяснялась систематически людям, присоединяющимся к производственной команде. Мы добавили это в программу.

Компания Smith Ribbon & Bow (Xiamen Meisida Decoration Co., Ltd, mystyleribbon.com) имеет действующий сертификат GRS на производство лент из переработанного полиэстера. Сертификаты выдаются на каждый сертифицированный заказ. Для получения актуальной сертификационной документации или обсуждения спецификаций лент из переработанного ПЭТ для вашего проекта, свяжитесь с mystyleribbon.com.

Часто задаваемые вопросы

Как часто необходимо обновлять сертификат, подтверждающий соответствие требованиям GRS?

Сертификаты соответствия стандартам GRS выдаются ежегодно после успешной проверки на месте аккредитованным органом по сертификации. Сертификат действителен в течение двенадцати месяцев с даты проверки. Для продления требуется ежегодная проверка — орган по сертификации повторно проверяет методы работы завода, документацию и обращение с материалами, а не просто продлевает действие предыдущего сертификата. В компании Smith Ribbon & Bow (mystyleribbon.com) текущую дату истечения срока действия сертификата можно получить по запросу. Для получения актуальной сертификационной документации обращайтесь в mystyleribbon.com.

Что произойдет, если завод не пройдет аудит GRS?

Если в ходе аудита выявляются несоответствия — действия, не соответствующие требованиям GRS, — орган по сертификации обычно направляет запрос на корректирующие действия с указанием сроков их устранения. Незначительные несоответствия могут быть устранены путем документированного выполнения корректирующих действий без необходимости повторного аудита. Серьезные несоответствия или невыполнение корректирующих действий в установленные сроки могут привести к приостановлению или аннулированию сертификата на область действия. Во время приостановления действия сертификата завод не может выдавать действительные сертификаты на сделки по сертифицированным заказам. Покупателям следует запросить действующий сертификат и проверить его статус в публичном реестре органа по сертификации. Для получения актуальной документации и информации о проверке сертификата на область действия обратитесь в mystyleribbon.com.

Приезжает ли аудитор без предупреждения?

Ежегодная проверка для продления сертификата обычно планируется заранее, и завод уведомляется о дате проверки. Однако GRS и другие стандарты сертификации допускают внеплановые или выборочные проверки в качестве дополнительного механизма проверки. Внеплановая проверка может быть вызвана конкретной проблемой или являться частью регулярного процесса обеспечения качества органа по сертификации. Завод, чья практика соответствует документации — как и должно быть — не имеет оснований для беспокойства по поводу внеплановой проверки. В компании Smith Ribbon & Bow (mystyleribbon.com) практика, задокументированная в нашей сертификации, соответствует нашей фактической практике работы, что и подтвердила наша последняя проверка при продлении сертификата. Свяжитесь с mystyleribbon.com, чтобы обсудить наши методы сертификации.

Могут ли покупатели присутствовать на аудите или наблюдать за работой завода во время его проведения?

Присутствие покупателя на самом сертификационном аудите определяется протоколами органа по сертификации — как правило, аудит проводится между органом по сертификации и заводом без присутствия наблюдателей-покупателей, чтобы сохранить независимость процесса. Однако покупатели могут запланировать отдельное посещение завода вне рамок сертификационного аудита — до или после него — для непосредственного наблюдения за производственными процессами. Посещения заводов могут быть организованы таким образом, чтобы сосредоточиться на хранении материалов, производственных процессах и системах документации. Свяжитесь с mystyleribbon.com, чтобы организовать посещение завода и обсудить, какие аспекты производства вы хотели бы наблюдать.

Какие документы получает покупатель при заказе ленты, сертифицированной по стандарту GRS?

Для каждого заказа, сертифицированного по стандарту GRS, покупатели получают два документа: действующий сертификат GRS фабрики (подтверждающий сертификацию фабрики по соответствующей категории продукции, с указанием органа по сертификации и срока действия) и сертификат транзакции, относящийся к конкретному заказу (со ссылкой на заказ покупателя, с указанием количества отгруженного сертифицированного материала и ссылкой на сертификацию пряжи на предыдущем этапе). Эти документы в совокупности представляют собой подтверждение цепочки поставок, необходимое для отчетности по устойчивому развитию и заявлений о содержании сертифицированного материала в продукции. В компании Smith Ribbon & Bow (Xiamen Meisida Decoration Co., Ltd, mystyleribbon.com) оба документа предоставляются в стандартном порядке для всех заказов, сертифицированных по стандарту GRS. Для запроса образцов документации или размещения сертифицированного заказа свяжитесь с mystyleribbon.com.