La semaine où nous avons ouvert notre usine à un auditeur — Ce que nous avons appris sur nous-mêmes

Le courriel confirmant la date de l'audit est arrivé un lundi. Dès le mardi après-midi, les préparatifs avaient déjà commencé – non pas le genre de préparatifs qui consistent à cacher des choses ou à ranger des surfaces habituellement encombrées, mais celui qui consiste à relire sa propre documentation et à se demander, honnêtement, si ce que l'on dit faire correspond à ce que l'on fait réellement.

Nous avions déjà participé à des processus de certification. Mais cet audit en particulier — celui requis pour le renouvellement de notre certificat GRS — était différent. D'une part, parce que les questions étaient devenues plus pointues au fil des ans. D'autre part, parce que nous avions nous aussi évolué, et que nos méthodes de travail s'étaient complexifiées sans que nous ayons pleinement cerné la complexité, encore moins avec un auditeur externe. La semaine de préparation s'est avérée aussi précieuse que l'audit lui-même.

Ce que l'auditeur examine réellement

Nous avions une idée générale de ce à quoi nous attendre : l’auditeur voudrait voir nos documents de certification, vérifier que notre fil certifié provenait d’une source certifiée et confirmer que nous maintenions la séparation entre les flux de production certifiés et non certifiés. Ce que nous avions sous-estimé, c’était le niveau de spécificité opérationnelle requis.

L'auditrice est arrivée avec une liste de contrôle, mais ce qu'elle voulait vraiment, ce n'étaient pas les réponses, c'étaient les preuves qui les justifiaient. Non pas « Séparez-vous les matériaux certifiés et non certifiés ? » mais « Montrez-moi votre procédure de réception des marchandises et l'organisation physique de votre entrepôt de fil. » Non pas « Émettez-vous des certificats de transaction ? » mais « Expliquez-moi les cinq derniers certificats de transaction que vous avez émis : comment avez-vous vérifié les quantités certifiées entrantes sur lesquelles ils se basent ? »

Ce sont des questions qui exigent non seulement de la documentation, mais aussi des personnes qui la comprennent et qui peuvent l'expliquer avec précision lors d'un examen. Nous avions les deux, mais nous n'avions jamais testé auparavant le processus de vérification de cette documentation, ni la capacité de la personne en charge des réceptions de fil à fournir la même description du processus que celle en charge de l'émission des certificats techniques. L'audit l'a testé. Nous avons réussi. Mais nous avons aussi identifié précisément les points à améliorer dans notre communication interne.

Le moment qui nous restera gravé dans la mémoire

Au milieu de la deuxième journée, l'auditrice a demandé à voir la zone de stockage physique du fil. Elle voulait vérifier non seulement que les registres de stockage indiquaient une séparation, mais aussi que l'agencement physique réel correspondait aux registres : que les bacs étiquetés « fil rPET certifié » contenaient bien ce qui était indiqué sur les étiquettes, et que les bacs étiquetés « polyester standard » étaient réellement séparés, sans possibilité de mélange lors des opérations de tri habituelles.

Nous lui avons fait visiter la zone. Le tri était correct. Les étiquettes correspondaient. Le processus de préparation de commandes était conforme à nos descriptions. Mais alors que l'auditrice vérifiait chaque emplacement dans l'entrepôt par rapport aux registres d'inventaire, un membre de notre équipe de production – un homme qui travaille à l'usine depuis plus de dix ans – s'est tourné vers le responsable de l'entrepôt et a dit, calmement, d'un ton ni fier ni suffisant, mais simplement factuel : « Nous faisons réellement ce que nous disons. »

C'est étrange de découvrir ou de confirmer certaines choses sur soi-même. Un audit de certification sert principalement à vérifier ce que vous saviez déjà de vos pratiques. Mais il se passe quelque chose de différent lorsqu'un examinateur externe – dont le seul intérêt réside dans l'exactitude du résultat – visite vos locaux et confirme que vos pratiques documentées correspondent bien à vos pratiques réelles. Ce n'est pas le certificat qui compte à ce moment-là, mais la confirmation.

Ce que nous avons changé par la suite

L'audit s'est déroulé sans incident majeur. Le certificat de périmètre a été renouvelé. Cependant, la semaine de préparation et le processus d'audit lui-même ont mis en lumière quelques points que nous avons décidé d'améliorer, non pas parce que l'auditeur l'exigeait, mais parce que nous estimions que des améliorations étaient nécessaires.

Le premier changement concernait la communication entre le membre de l'équipe qui réceptionne le fil et celui qui gère les certificats de transaction. Ces deux processus fonctionnaient de manière largement indépendante, avec un rapprochement périodique. Nous avons déplacé ce rapprochement au moment de la réception : un petit changement qui rend le lien entre le matériel certifié entrant et sa documentation plus immédiat et plus fiable.

La seconde chose concernait la manière dont nous informons les nouveaux employés de production de l'importance des procédures de tri des matériaux. Les procédures elles-mêmes ont toujours été claires. Mais leur raison d'être — pourquoi il est crucial de ne pas mélanger les matériaux certifiés et non certifiés, ce que cela implique pour les certificats de transaction que nous délivrons, ce que cela implique pour les réclamations que nos acheteurs peuvent formuler concernant le ruban dans leurs emballages — n'était pas quelque chose que nous expliquions systématiquement aux personnes rejoignant l'équipe de production. Nous l'avons donc ajouté.

Smith Ribbon & Bow (Xiamen Meisida Decoration Co., Ltd, mystyleribbon.com) possède un certificat GRS valide pour la production de rubans en polyester recyclé. Un certificat de transaction est délivré pour chaque commande certifiée. Contactez mystyleribbon.com pour obtenir les documents de certification en vigueur ou pour discuter des spécifications des rubans rPET pour votre projet.

Foire aux questions

À quelle fréquence le certificat de portée GRS doit-il être renouvelé ?

Les certificats de conformité GRS sont délivrés annuellement, suite à un audit sur site concluant réalisé par un organisme de certification accrédité. Le certificat est valable douze mois à compter de la date de l'audit. Son renouvellement nécessite un nouvel audit chaque année : l'organisme de certification réexamine les pratiques, la documentation et la manutention des matériaux de l'usine, au lieu de simplement reconduire le certificat précédent. Chez Smith Ribbon & Bow (mystyleribbon.com), la date d'expiration du certificat de conformité GRS est disponible sur demande. Contactez mystyleribbon.com pour obtenir les documents de certification en vigueur.

Que se passe-t-il si une usine échoue à son audit GRS ?

Si un audit révèle des non-conformités (pratiques ne respectant pas les exigences GRS), l'organisme de certification émet généralement une demande d'actions correctives assortie d'un délai de résolution. Les non-conformités mineures peuvent être résolues par des actions correctives documentées, sans nécessiter de nouvel audit. Les non-conformités majeures, ou le non-respect des délais de résolution des actions correctives, peuvent entraîner la suspension ou le retrait du certificat de conformité. Pendant une suspension, l'usine ne peut délivrer de certificats de transaction valides pour les commandes certifiées. Les acheteurs doivent demander le certificat en vigueur et vérifier sa validité auprès du registre public de l'organisme de certification. Pour obtenir la documentation et les informations de vérification relatives au certificat de conformité, veuillez contacter mystyleribbon.com.

L'auditeur effectue-t-il une visite inopinée ?

L'audit annuel de renouvellement du certificat de conformité est généralement planifié à l'avance, l'usine étant informée de la date. Cependant, les normes GRS et autres normes de certification autorisent les audits inopinés ou ponctuels comme mécanisme de vérification complémentaire. Une visite inopinée peut être déclenchée par un problème spécifique ou s'inscrire dans le cadre du processus d'assurance qualité habituel de l'organisme de certification. Une usine dont les pratiques sont conformes à sa documentation – comme il se doit – n'a aucune raison de s'inquiéter d'une visite inopinée. Chez Smith Ribbon & Bow (mystyleribbon.com), les pratiques documentées dans notre certification correspondent à nos pratiques opérationnelles réelles, ce que notre dernier audit de renouvellement a confirmé. Contactez mystyleribbon.com pour discuter de nos pratiques de certification.

Les acheteurs peuvent-ils assister à l'audit ou observer l'usine pendant le processus d'audit ?

La présence de l'acheteur à l'audit de certification est déterminée par les protocoles de l'organisme certificateur. Généralement, l'audit se déroule entre le certificateur et l'usine, sans observateurs de l'acheteur, afin de garantir l'indépendance du processus. Toutefois, les acheteurs peuvent programmer une visite d'usine indépendante de l'audit de certification (avant ou après) pour observer directement les pratiques. Ces visites peuvent être axées sur le stockage des matières premières, les processus de production et les systèmes de documentation. Contactez mystyleribbon.com pour organiser une visite et nous faire part des aspects de l'exploitation que vous souhaitez observer.

Quels documents reçoit un acheteur pour une commande de ruban certifiée GRS ?

Pour chaque commande certifiée GRS, les acheteurs reçoivent deux documents : le certificat GRS en vigueur de l’usine (attestant de sa certification pour la catégorie de produits concernée et précisant l’organisme certificateur et la date d’expiration) et un certificat de transaction spécifique à la commande (mentionnant le bon de commande de l’acheteur, quantifiant la quantité de matériau certifié expédiée et faisant référence à la certification du fil d’origine). Ces documents constituent ensemble la preuve de la chaîne de traçabilité requise pour les rapports de développement durable et les allégations de contenu certifié sur les produits. Chez Smith Ribbon & Bow (Xiamen Meisida Decoration Co., Ltd, mystyleribbon.com), ces deux documents sont fournis systématiquement pour toutes les commandes certifiées GRS. Contactez mystyleribbon.com pour obtenir des exemples de documents ou passer une commande certifiée.