La settimana in cui abbiamo aperto la nostra fabbrica a un revisore dei conti: cosa abbiamo imparato su noi stessi

L'e-mail di conferma della data dell'audit è arrivata di lunedì. Martedì pomeriggio, i preparativi erano già iniziati: non il tipo di preparazione che consiste nel nascondere cose o riordinare superfici solitamente ingombrate, ma il tipo di preparazione che consiste nel rileggere la propria documentazione e chiedersi, onestamente, se ciò che si dichiara di fare corrisponda a ciò che si fa realmente.

Avevamo già affrontato processi di certificazione in passato. Ma questo particolare audit, quello richiesto per il rinnovo del nostro certificato GRS, ci è sembrato diverso. In parte perché le domande si erano fatte più dettagliate nel corso degli anni. In parte perché anche noi eravamo cresciuti e le nostre modalità di lavoro avevano raggiunto una complessità che non avevamo ancora pienamente compreso, né tantomeno spiegato a un esaminatore esterno. La settimana di preparazione si è rivelata preziosa quanto l'audit stesso.

Cosa esamina effettivamente il revisore dei conti

Avevamo un'idea generale di cosa aspettarci: l'auditor avrebbe voluto visionare i nostri documenti di certificazione, verificare che il nostro filato certificato provenisse da una fonte certificata e confermare che avessimo mantenuto separati i flussi di produzione certificati e non certificati. Ciò che avevamo sottovalutato era il livello di specificità operativa richiesto.

L'auditor si è presentata con una lista di controllo, ma ciò che voleva in realtà non erano le risposte alla lista, bensì le prove a supporto di ciascuna risposta. Non "Separate il materiale certificato da quello non certificato?", ma "Mostratemi la vostra procedura di ricezione merci e la disposizione fisica del vostro magazzino di filati". Non "Emettete certificati di transazione?", ma "Descrivetemi gli ultimi cinque certificati di transazione emessi: come avete verificato le quantità certificate in entrata su cui si basano?".

Si tratta di questioni che richiedono non solo documentazione, ma anche persone in grado di comprendere la documentazione e di spiegarla accuratamente in sede di verifica. Avevamo entrambe le cose, ma il processo di conferma della loro effettiva disponibilità e della capacità della persona responsabile della gestione delle ricevute di filato di fornire la stessa descrizione del processo di chi si occupa dell'emissione dei certificati di trasferimento, era qualcosa che non avevamo mai testato intenzionalmente prima. L'audit lo ha verificato. Abbiamo superato la verifica. Ma abbiamo anche imparato esattamente dove la nostra comunicazione interna doveva essere più mirata.

Il momento che ci è rimasto impresso

A metà del secondo giorno, l'ispettore ha chiesto di vedere l'area di stoccaggio del filato. Voleva verificare non solo che i registri di stoccaggio indicassero la separazione, ma anche che la disposizione fisica effettiva corrispondesse ai registri: che i contenitori etichettati come filato rPET certificato contenessero effettivamente quanto indicato sulle etichette e che i contenitori etichettati come poliestere standard fossero effettivamente separati, senza possibilità di mescolanza durante le normali operazioni di prelievo.

L'abbiamo accompagnata a fare un giro dell'area. La separazione era corretta. Le etichette corrispondevano. Il processo di prelievo era come lo avevamo descritto. Ma mentre eravamo lì, nell'area di stoccaggio, mentre il revisore controllava ogni contenitore confrontandolo con i registri di inventario, uno dei membri del nostro team di produzione, un uomo che lavora in fabbrica da oltre dieci anni, si è rivolto al responsabile del magazzino e ha detto, a bassa voce, con un tono che non era né orgoglioso né autocelebrativo, ma semplicemente pragmatico: "Facciamo davvero quello che diciamo di fare".

È una cosa strana da scoprire o confermare su se stessi. Gran parte del lavoro di un audit di certificazione consiste nel verificare ciò che già si sapeva delle proprie procedure. Ma succede qualcosa di particolare quando un esaminatore esterno – qualcuno che non ha altro interesse nel risultato se non la precisione – visita la struttura e conferma che le procedure documentate corrispondono effettivamente a quelle adottate. In quel momento non è il certificato a contare, ma la conferma.

Cosa abbiamo cambiato in seguito

L'audit è stato superato senza rilievi significativi. Il certificato di autorizzazione è stato rinnovato. Tuttavia, la settimana di preparazione e il processo di audit stesso hanno fatto emergere alcuni aspetti che abbiamo deciso di affrontare, non perché richiesto dall'auditor, ma perché ci siamo resi conto che valeva la pena apportare dei miglioramenti.

Il primo aspetto riguardava la comunicazione tra il membro del team che riceve il filato in entrata e quello che gestisce i certificati di transazione. In precedenza, questi due processi operavano in gran parte separati, con riconciliazioni periodiche. Abbiamo spostato la riconciliazione al momento della ricezione: una piccola modifica che rende il collegamento tra il materiale certificato in entrata e la relativa documentazione più immediato e affidabile.

Il secondo punto riguardava il modo in cui istruiamo il nuovo personale di produzione sull'importanza delle procedure di separazione dei materiali. Le procedure in sé erano sempre state chiare. Ma il motivo alla base di esse – perché è importante che i materiali certificati e non certificati non vengano mischiati, cosa significa per i certificati di transazione che emettiamo, cosa significa per le richieste di risarcimento che i nostri acquirenti possono avanzare riguardo al nastro presente nelle loro confezioni – non era qualcosa che avevamo spiegato sistematicamente a chi entrava a far parte del team di produzione. Abbiamo quindi aggiunto questa spiegazione.

Smith Ribbon & Bow (Xiamen Meisida Decoration Co., Ltd, mystyleribbon.com) possiede un certificato GRS valido per la produzione di nastri in poliestere riciclato. I certificati di transazione vengono rilasciati per ogni ordine certificato. Contatta mystyleribbon.com per richiedere la documentazione di certificazione aggiornata o per discutere le specifiche dei nastri in rPET per il tuo programma.

Domande frequenti

Con quale frequenza è necessario rinnovare il certificato di validità GRS?

I certificati GRS vengono rilasciati annualmente, a seguito di un audit in loco positivo condotto da un ente di certificazione accreditato. Il certificato ha una validità di dodici mesi dalla data dell'audit. Il rinnovo richiede un nuovo audit ogni anno: l'ente di certificazione riesamina le procedure, la documentazione e la gestione dei materiali dello stabilimento, anziché limitarsi a rinnovare il certificato precedente. Presso Smith Ribbon & Bow (mystyleribbon.com), la data di scadenza del certificato in corso è disponibile su richiesta. Contattate mystyleribbon.com per ottenere la documentazione di certificazione aggiornata.

Cosa succede se uno stabilimento non supera l'audit GRS?

Se un audit rileva non conformità, ovvero pratiche che non soddisfano i requisiti GRS, l'ente di certificazione emette in genere una richiesta di azioni correttive con una tempistica definita per la risoluzione. Le non conformità minori possono essere risolte con azioni correttive documentate senza richiedere un nuovo audit. Le non conformità maggiori, o la mancata risoluzione delle azioni correttive entro i tempi previsti, possono comportare la sospensione o la revoca del certificato di ambito. Durante la sospensione, la fabbrica non può emettere certificati di transazione validi per gli ordini certificati. Gli acquirenti devono richiedere il certificato aggiornato e verificarne lo stato tramite il registro pubblico dell'ente di certificazione. Contattare mystyleribbon.com per informazioni aggiornate sulla documentazione e la verifica del certificato di ambito.

L'ispettore effettua visite senza preavviso?

L'audit annuale per il rinnovo del certificato di conformità viene generalmente programmato in anticipo, con la fabbrica informata della data dell'audit. Tuttavia, GRS e altri standard di certificazione consentono audit a sorpresa o a campione come meccanismo di verifica supplementare. Una visita a sorpresa può essere innescata da una specifica problematica o come parte del normale processo di garanzia della qualità dell'ente di certificazione. Una fabbrica le cui pratiche sono coerenti con la documentazione – come dovrebbero essere – non ha motivo di preoccuparsi per una visita a sorpresa. Noi di Smith Ribbon & Bow (mystyleribbon.com) adottiamo le pratiche documentate nella nostra certificazione come le nostre effettive pratiche operative, come confermato dal nostro ultimo audit di rinnovo. Contattate mystyleribbon.com per discutere delle nostre pratiche di certificazione.

Gli acquirenti possono assistere all'audit o osservare lo stabilimento durante il processo di audit?

La presenza degli acquirenti all'audit di certificazione è determinata dai protocolli dell'ente certificatore: in genere, l'audit si svolge tra l'ente certificatore e lo stabilimento di produzione, senza la presenza di osservatori esterni, al fine di preservare l'indipendenza del processo. Tuttavia, gli acquirenti sono invitati a programmare una visita separata allo stabilimento, indipendentemente dall'audit di certificazione, prima o dopo, per osservare direttamente le procedure operative. Le visite in fabbrica possono essere organizzate per concentrarsi su aspetti quali lo stoccaggio dei materiali, i processi produttivi e i sistemi di documentazione. Contattate mystyleribbon.com per organizzare una visita in fabbrica e discutere gli aspetti operativi che desiderate osservare.

Quale documentazione riceve l'acquirente per un ordine di nastri certificati GRS?

Per ogni ordine certificato GRS, gli acquirenti ricevono due documenti: il certificato di validità GRS della fabbrica (che conferma la certificazione della fabbrica per la categoria di prodotto pertinente e indica l'ente di certificazione e la data di scadenza) e un certificato di transazione specifico per l'ordine (che fa riferimento all'ordine di acquisto dell'acquirente, quantifica il materiale certificato spedito e si collega alla certificazione del filato a monte). Questi documenti, nel loro insieme, costituiscono la prova della catena di custodia necessaria per la rendicontazione di sostenibilità e per le dichiarazioni di contenuto certificato sul prodotto. Presso Smith Ribbon & Bow (Xiamen Meisida Decoration Co., Ltd, mystyleribbon.com), entrambi i documenti sono forniti di serie per tutti gli ordini certificati GRS. Contatta mystyleribbon.com per richiedere la documentazione di esempio o per effettuare un ordine certificato.